10 pytań o system e-SOA

czyli zinformatyzowana adwokatura XXI wieku

Co to jest e-SOA?

E-SOA, czyli elektroniczny system obsługi adwokatury, to system, który posłuży do procesu pełnej informatyzacji adwokatury. Inaczej mówiąc, to platforma oferująca narzędzia ułatwiające pracę izb adwokackich, adwokata, aplikanta i prawnika zagranicznego oraz komunikację między członkami adwokatury, ich izbą adwokacką, Naczelną Radą Adwokacką, a także cyfryzującym się wymiarem sprawiedliwości. System zaprojektowany jest z jednej strony dla pracowników okręgowych rad adwokackich i Naczelnej Rady Adwokackiej, z drugiej – dla adwokatów, aplikantów adwokackich i prawników zagranicznych. Najbardziej rozpoznawalnym w tej chwili narzędziem e-SOA jest Krajowy Rejestr Adwokatów i Aplikantów Adwokackich, którego dane wpisywane są za pośrednictwem systemu e-SOA.

Prace nad systemem trwają, a istotnym ich elementem jest stopniowe i sukcesywne wdrażanie poszczególnych funkcjonalności w izbach adwokackich.

Po co jest e-SOA?

Zadaniem e-SOA jest ujednolicenie i usprawnienie procesów zachodzących w biurach ORA i biurze NRA. Docelowo ma on zapewnić jeden kanał komunikacji z sądami i innymi organami wymiaru sprawiedliwości, przez co jest możliwe np. logowanie się do Portalu Informacyjnego na konto pełnomocnika.

Aby w pełni wykorzystać możliwości, jakie daje system e-SOA, ważne jest, by wdrożyły go u siebie wszystkie izby adwokackie. Jest to istotne nie tylko ze względu na ułatwienie i ustandaryzowanie pracy pionu administracyjnego całej adwokatury, lecz także konieczne i korzystne dla sprawnej, efektywnej i prostej komunikacji z wymiarem sprawiedliwości.

Czy wdrażanie e-SOA jest obowiązkowe dla izb?

Tak, choć to okręgowe rady adwokackie decydują, z których narzędzi korzystają. Żeby system był jak najbardziej użyteczny wskazane jest, aby rady korzystały z możliwości, które daje e-SOA w jak najszerszym zakresie.

Jakie funkcje oferuje e-SOA izbom?

System wprowadza automatyzację prac biur okręgowych rad adwokackich i Naczelnej Rady Adwokackiej. E-SOA to centrum zarządzania kontem adwokata i aplikanta. Rady okręgowe mogą prowadzić rejestr adwokatów i aplikantów swojej izby, dokumentację związaną z doskonaleniem zawodowym, wizytacjami, patronatem, a także prowadzić usystematyzowany rejestr składek samorządowych i OC.

E-SOA to zarządzanie całym procesem związanym z egzaminami wstępnymi na aplikację adwokacką oraz egzaminem zawodowym – adwokackim. Dzięki wprowadzanym danym możliwe jest generowanie statystyk i raportów.

E-SOA pozwala na sprawną komunikację pomiędzy ORA a adwokatem i aplikantem. Dzięki spersonalizowanemu Panelowi Adwokata, którego jednym z modułów jest m.in. skrzynka „mailowa”, nie będzie już problemu, że ważna wiadomość z rady trafiła do spamu. Każdy adwokat na swoim panelu będzie otrzymywał od rad wszelką korespondencję bezpośrednią, ale też komunikaty i ogłoszenia o szkoleniach, wydarzeniach izbowych itp.

E-SOA daje ponadto możliwość komunikacji pomiędzy adwokatami za pomocą wewnętrznego forum, które pozwala na większą swobodę wypowiedzi niż np. facebook`owe grupy, do których dostęp mają nie tylko adwokaci.

Czym jest Panel Adwokata?

To po prostu jeden z elementów e-SOA.

Platforma oferuje szereg cyfrowych narzędzi ułatwiających pracę adwokatów i aplikantów. Stanowi wsparcie w szkoleniu aplikantów adwokackich oraz w komunikacji zarówno adwokatów, jak i aplikantów z okręgowymi radami adwokackimi oraz z wymiarem sprawiedliwości drogą cyfrową. Szczególny nacisk położony jest na zabezpieczenie korespondencji, a tym samym wzmocnienie ochrony tajemnicy adwokackiej.

Panel Adwokata w chwili obecnej oferuje: możliwość aktualizowania swojego zawodowego statusu i danych kontaktowych, przepływ informacji o szkoleniach w ramach doskonalenia zawodowego, weryfikację składek samorządowych i ubezpieczenia OC, zarządzanie prenumeratą Palestry.

Jakie funkcje są już dostępne?

Uruchomienie poszczególnych funkcji i wdrożenie ich w izbach adwokackich to dwa osobne procesy, które już się rozpoczęły oraz będą trwać przez kolejne kwartały roku 2022 i 2023. Niemniej jednak już teraz niektóre izby otworzyły swoim adwokatom możliwość korzystania z aktualizowania danych, zarządzania prenumeratą „Palestry” i przekazywanie informacji związanych z doskonaleniem zawodowym.

Jakie rozwiązania pojawią się w przyszłości w e-SOA i Panelu Adwokata?

Obecnie trwają prace nad wdrożeniem kolejnych modułów. Wybrane z nich to:

• sprawy z urzędu – moduł ten pozwala na zakładanie i zarzadzanie sprawami z urzędu oraz dyżurami sądowymi poszczególnych członków. Dzięki niemu rady będą miały możliwość przeprowadzenia ankiet, jakiego rodzaju sprawy z urzędu adwokaci chcą prowadzić;
• e-Dziennik – narzędzie do zarządzania całym procesem szkoleniowym aplikanta. Będzie to baza roczników i grup, wykładowców, znajdą się tam plany zajęć, informacje o patronie, zawiadomienia o kolokwiach czy możliość usprawiedliwienia nieobecności na zajęciach. E-Dziennik będzie pozwalał na bezpośrednią komunikację pomiędzy ORA a aplikantem za pomocą czatu;
• zastępstwo procesowe, który ułatwi kontakt adwokatów w całej Polsce w celu znalezienia zastępstwa procesowego;
• sprawy dyscyplinarne, w którym m.in. znajdą się cyfrowe akta spraw, zarządzanie sprawami rzecznika dyscyplinarnego i sądu dyscyplinarnego, a także publikowane będzie orzecznictwo;
• zarządzanie szkoleniami stacjonarnymi oraz online – dzięki temu modułowi będzie można zarządzać kalendarzem szkoleń, zapisywać się na szkolenia, zarówno online, jak i stacjonarne, przeprowadzać szkolenia w formie e-learningu i uzyskiwać tym samym punkty doskonalenia zawodowego;
• w planach są również narzędzia, które bezpośrednio ułatwią pracę adwokatów – prosty generator stron internetowych i papierów firmowych, elektroniczny podpis, płatność online i wiele innych.

Czy za korzystanie z Panelu Adwokata trzeba zapłacić?

Nie. Korzystanie przez adwokatów i aplikantów z panelu jest bezpłatne, ponieważ powstał on ze składek adwokackich.

Czy Panel Adwokata pozwoli na komunikację także między adwokatami i z klientami?

System, póki co nie daje takiej możliwości, ale w planach jest stworzenie tzw. Cyfrowej Kancelarii, czyli narzędzia wspierającego wykonywanie codziennych czynności zawodowych adwokata. Jednym z elementów tej platformy będzie możliwość zarządzania bazą klientów i kontaktów z nimi.

Czy e-SOA będzie powiązany z portalem informacyjnym sądów?

Tak. System jest już powiązany z Portalem Informacyjnym. To dzięki e-SOA i wprowadzonym w nim danym adwokaci mogą logować się do Portalu Informacyjnego. W niedalekiej przyszłości nie tylko będzie powiązany z e-sądami, lecz także będzie dawał możliwości przeglądania ksiąg wieczystych, jak również będzie zintegrowany z systemami informacji prawnej.